Steuerliche Besonderheiten bei Piloten und Flugbegleitern – BBT Sonderinformation 1/2018

BBT Sonderinformation 1/2018

Steuerliche Besonderheiten bei Piloten und Flugbegleitern

Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Mandantinnen und Mandanten,

mit diesem Schreiben möchten wir auf die steuerlichen Besonderheiten bei fliegendem Personal hinweisen und gleichzeitig eine Hilfestellung bezüglich abzugsfähiger Werbungskosten geben.

1. Steuerpflicht

Im ersten Schritt ist die Frage der Steuerpflicht zu klären und damit verbunden, ob die Möglichkeit besteht, eine Einkommensteuererklärung in Deutschland abzugeben.

Unbeschränkt steuerpflichtig sind Arbeitnehmer dann, wenn sie in Deutschland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben (§ 1 Abs. 1 EStG). Die Besteuerung des von einem deutschen Arbeitgeber bezogenen Gehalts reicht also nicht aus. Ein unbeschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer hat seine Einkünfte im Rahmen einer Pflichtveranlagung oder einer freiwilligen Veranlagung zu erklären (§ 25, § 46EStG). Eine Steuererklärung freiwillig abzugeben ist sinnvoll, soweit mit Steuererstattungen gerechnet werden kann.

Hat der Arbeitnehmer weder seinen Wohnsitz noch seinen gewöhnlichen Aufenthalt im Inland, ist dennoch die Abgabe einer Steuererklärung möglich, soweit 90% seiner Einkünfte der deutschen Steuer unterliegen (§ 1 Abs. 3 EStG). Bei Bürgern aus EU-Mitgliedsstaaten ist auch eine Zusammenveranlagung mit dem im Ausland lebenden Ehegatten/Partner möglich.

Sofern der Arbeitgeber seinen Unternehmenssitz nicht in Deutschland hat, sind ggf. weitere Besonderheiten gemäß bestehender Abkommen zur Vermeidung einer Doppelbesteuerung (sog. Doppelbesteuerungsabkommen) zu beachten. Beispiel: Arbeitgeber hat Unternehmenssitz in Österreich; Österreich hat Besteuerungsrecht für Vergütungen für internationale Flüge, Deutschland für Inlandsflüge; österreichische Steuer wird auf deutsche Einkommensteuer angerechnet. Ebenso sind ggf. bestehende Doppelbesteuerungsabkommen zu berücksichtigen, wenn der Wohnsitz/gewöhnliche Aufenthalt des Arbeitnehmers nicht im Inland liegt.

2. Übersicht und Hinweise zu Werbungskosten speziell bei fliegendem Personal

Arbeitsmittel

Zu den berufstypischen Arbeitsmitteln gehören Flightkits und Pilotentaschen. Unstreitig können die Aufwendungen für Koffer, die ausschließlich zur Berufsausübung verwendet werden als Werbungskosten steuermindernd geltend gemacht werden. Im Zweifel ist dies zu begründen/zu belegen.

Berufskleidung sowie Reinigungskosten

Das fliegende Personal ist uniformiert und kann damit entstehende Kosten geltend machen. Hierzu gehören die vom Arbeitgeber verlangten Eigenanteile zur Berufskleidung sowie die selbst entstandenen Reinigungs- und Pflegekosten. Die Belege der Reinigungskosten durch Reinigungen, Hotels etc. müssen vorgelegt werden. Sie müssen den Hinweis „Reinigung von Uniformteilen“ enthalten. Die im Haushalt entstehenden Reinigungskosten sind zu schätzen. Aufwendungen für das Tragen von Dienstkleidung (Uniformen, Blusen etc. mit Initialen des Arbeitgebers = typische Berufskleidung) sind als Werbungskosten steuermindernd zu berücksichtigen. Hierzu gehören die Anschaffung (Minderung bei Nettoauszahlung von Kleidergeld lt. Lohnabrechnung), wie auch die Aufwendungen für Reinigung. Hierzu dienen entweder die belegten Reinigungskosten oder Pauschbeträge je Waschgang (Wäsche + Bügeln) die regelmäßig von den Verbraucherverbänden bekannt gegeben werden (vergl. BFH v. 29.6.1993, BStBl 1993 II S. 838). Hier kann dann ein selbstgeschätzter Pauschbetrag mit den Anzahl der Wasch-/Bügelgängen multipliziert werden.

Fahrtkosten

Bei fliegendem Personal kommt als erste Tätigkeitsstätte insbesondere der Stammflughafen in Betracht. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt, wie bei allen Arbeitnehmern, vorrangig anhand der dauerhaften dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber (BMF-Schreiben vom 24.10.2014 Rz. 5 – 12, BStBl 2014 I S. 1412). Diese kann sich u. a. aus dem Arbeitsvertrag oder anderen dienstrechtlichen Verfügungen, durch die Bestimmung eines Stamm-/Heimatflughafens, ergeben. Stellt der Flughafen die erste Tätigkeitsstätte dar, sind die Fahrten mit der Entfernungspauschale anzusetzen.

Neben der Angabe der Fahrttage zu den Diensten sind auch die Fahrttage zu Personalversammlungen, Weiterbildungsseminaren und sonstigen Vorsprachen bei Dienststellen in der Ermittlung der Fahrtkosten/Entfernungspauschale  zu berücksichtigen. Fahrtkosten, die während der Flugreise anfallen (Shuttlekosten, Taxi-, Bus etc. vor Ort), können gegen Nachweis in voller Höhe als Werbungskosten steuermindernd geltend gemacht werden. 

Reisedokumente

Berufliche bedingte Visagebühren etc. oder auch die häufige Neuausstellung eines Reisepasses (inkl. Fotos etc.) sind Werbungskosten. Dies gilt nicht für die erstmalige Ausstellung eines Reisepasses. Aufwendungen zur Erlangung von notwendigen Reisedokumenten wie Reisepässe, Visakosten, Passfotos, Fahrtkosten hierzu etc. können uneingeschränkt geltend gemacht werden.

Sicherheitskontrollen

Beruflich notwendige Aufwendungen hierzu können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Exemplarisch hierzu sind zum Beispiel sogenannte Sicherheitschips und Datendienste für die Eingangskontrollen in den Flughafenbereichen etc. zu nennen. Im übrigen müssen weitere Aufwendungen begründet und belegt werden.

Telekommunikationskosten

Beruflich veranlasste Telekommunikationskosten, wie die direkte Rufbereitschaft über Handy etc., können im Wege des Einzelgesprächsnachweises (Gesprächsnotizenbuch auch mit eingehenden Anrufen) oder durch sachgerechte Schätzung geltend gemacht werden. Ideal ist, wenn hier konkrete Aufzeichnungen über einen Zeitraum von drei Monaten vorliegen, die dann auf das Jahr hochgerechnet werden können. Ohne Nachweis werden hier erfahrungsgemäß 20% der Aufwendungen bzw. max. 20 € je Monat anerkannt.

Trinkgelder

Aufgrund der beruflich bedingten Hotelunterbringungen werden Trinkgelder in Höhe von 3,60 € pro Hotelaufenthalt (lt. Dienstplan) oder pauschal 150 € je Jahr als Werbungskosten akzeptiert. Aufwendungen für Taxifahrten etc. werden gegen Belegnachweis ebenfalls zu 100% anerkannt.

Umzugskosten

Beruflich bedingte Umzugskosten sind steuermindernd abzugsfähig. Soweit keine höheren Beträge nachgewiesen werden können, gelten die Umzugskostenpauschalen nach dem Bundesumzugskostengesetz. Bei einem Zuzug aus dem Ausland nach Deutschland kann gem. § 10 der Auslandsumzugskostenverordnung die zweifache Umzugskostenpauschale berücksichtigt werden. 

Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungsmehraufwendungen wegen der Reisetätigkeit können wie bei allen anderen Arbeitnehmern in Höhe der Pauschbeträge geltend gemacht werden. Hiervon sind natürlich Arbeitgebererstattungen abzuziehen. Zunächst ist zu klären, ob der Arbeitgeber die steuerlich zulässigen Pauschalen für Mehrverpflegungsaufwendungen an den Arbeitnehmer steuerfrei ausgezahlt hat. In vielen Fällen erfolgt die Auszahlung von Mehrverpflegungsaufwendungen steuerpflichtig im Rahmen der mtl. Lohn-/Gehaltsabrechnung. Soweit die Beträge vom Arbeitgeber steuerpflichtig behandelt wurden oder keine Mehrverpflegungsaufwendungen vergütet wurden, können die Pauschbeträge als Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung steuermindernd geltend gemacht werden. Maßgeblich für den anzuwendenden Pauschbetrag ist das letzt erreichte Land (Zeitpunkt der Landung) am Arbeitstag.

Fazit

Wie bei allen anderen Arbeitnehmern sind natürlich auch die üblichen Arbeitnehmerwerbungskosten wie Gewerkschaftsbeiträge, Verbandsbeiträge, Fortbildungskosten und ggf. beruflich bedingte Sprachkurse (soweit kein Basiskurs) zu berücksichtigen.

Die aufgeführten Werbungskosten sind nur ein Bruchteil möglicher Werbungskosten, die gegebenenfalls berücksichtigt werden können.

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